Wybór systemu pos
Szybko rozwój technologii i informatyki dotyka każdej dziedziny życia, również gastronomii. Obecnie rynek oferuje setki rodzajów systemów sprzedażowych , tak zwanych systemów POS, które w mniejszym lub większym stopniu mogą wpływać na jakość obsługi Gości. Którą firmę wybrać? Na co najbardziej zwrócić uwagę i jakich rozwiązań poszukiwać? Odpowiedź oczywiście nigdy nie jest jednoznaczna.
Czasy, w których sprzedane danie czy też napój, nabijano na kasę za pomocą specjalnego kodu, unikatowego dla każdej pozycji, powoli odchodzą w zapomnienie. O ile system taki mógł się sprawdzać w przypadku mało rozbudowanego menu, gdzie sprzedaż opierała się na dosłownie kilku daniach, o tyle przy rozszerzonej ofercie, takie rozwiązanie jest już zawodne. Obecnie, miejsce kasy fiskalnej z wbudowaną drukarką paragonów zastępują komputery z programami sprzedażowymi a nawet tablety z aplikacjami. Tym bardziej, wybór odpowiedniej firmy może nie być taki prosty i oczywisty.
Pamiętać należy, że podstawowym zadaniem programu POS jest rozliczanie sprzedaży i rejestrowanie jej w połączeniu z drukarką fiskalną. Głównym zatem kryterium w doborze odpowiedniego rozwiązania, powinna być prostota i intuicyjność właśnie tej czynności. W zależności od rodzaju lokalu gastronomicznego, różne mogą być kryteria wyboru. Restauracja z duża ilością stolików będzie mocno zwracać uwagę na rozwiązania dotyczące właśnie sprzedaży na stoliki, podział na sektory w zależności od kelnera, możliwość aranżacji multimedialnej sali na własne potrzeby i innych. Z kolei lokal bez obsługi kelnerskiej nie potrzebuje w ogóle takich rozwiązań. Dla obu miejsc, ważne jednak będzie sparowanie systemu z drukarką na kuchni, a co za tym idzie, sprawne i czytelne przesyłanie zamówień do realizacji. W każdym lokalu gastronomicznym istotne będą możliwości ułożenia menu w systemie POS i szybkie przemieszczanie się pomiędzy kolejnymi ekranami. Pozycji w menu może być bardzo dużo, a dodając do tego bar, może okazać się, że konieczne jest stworzenie wielopoziomowego schematu sprzedaży (rozbitego na kilka ekranów). Co za tym idzie, kolejna rzecz na którą warto zwrócić uwagę, to nieskomplikowana edycja danych i konfiguracja systemu. Prędzej czy później, którąś z pozycji trzeba będzie usunąć a inną dodać do POS’a. Warto, aby czynności te nie zajmowały dużo czasu i nie sprawiały trudności.
Bardzo istotną częścią systemu POS jest możliwość generowania raportów sprzedażowych. Restauratorzy są coraz bardziej dociekliwi. Wyniki sprzedażowe chcą obserwować na wiele różnych sposobów, uwzględniając różne kryteria. Im więcej filtrów podczas wyboru raportu, tym więcej możliwych sposobów do analizy osiąganych obrotów. Taka konstrukcja raportów, pozwala na obserwację sprzedaży pod kątem czasu sprzedaży, grupy dań, poszczególnych pozycji menu, pracownika dokonującego sprzedaż, wysokości podatku VAT czy też podziału obrotu na bar i na przykład stoliki. Możliwości jest dużo, trzeba tylko umiejętnie je wykorzystać. Raporty z danymi liczbowymi, obserwowane i analizowane w horyzoncie czasowym, mogą pomóc w dalszym planowaniu działalności, dlatego taż ważne, w jakim czasie i w jaki sposób, system umożliwia generowanie wyżej wymienionych zestawień.
W czasach, gdy ofert na rynku jest bardzo dużo, a standardy i podstawowe funkcje każdy opanował do perfekcji, często o wyborze decydują niuanse i dodatki. Tych na rynku systemów sprzedażowych nie brakuje. Oczywiście większość z nich, za główny cel stawia sobie ułatwienie i usprawnienie pracy restauratorom. Często jednak efekt jest zupełnie odwrotny. Najbardziej popularną dodatkową funkcją systemu POS jest magazyn oraz remanent. Najprościej rzecz ujmując, funkcje te pozwalają na kontrolowanie stanu zapasów oraz na dokonywanie okresowych kontroli. Jedyna trudność jaką można tu napotkać, to konieczność uzupełniania wirtualnego magazynu o każdą fakturę zakupową, tak aby rzeczywistość pokrywała się z tym co na ekranie. Dodatkowo, należy również zdefiniować w systemie wszystkie pozycje menu uwzględniając składniki oraz gramatury z jakich się składają. Dzięki temu, rozpatrując rozliczoną sprzedaż, system wskazuje poziom stanów magazynu, który teoretycznie powinien pokrywać się z rzeczywistością. Różnice i odchylenia od stanu faktycznego są wynikiem przeprowadzonej kontroli. Żaden system nie jest jednak idealny, wziąć pod uwagę należy bowiem nadzwyczajne przypadki, takie jak gratisy, konsumpcję własną, rabaty, zniżki i tym podobne.
Dużą przewagę nad starymi systemami POS dostarcza sieć internetowa. Jeszcze kilka lat temu sprawdzenie aktualnego poziomu sprzedaży było możliwe tylko i wyłącznie na miejscu w lokalu. Tymczasem, najnowsze systemy, za pośrednictwem sieci, pozwalają na wiele działań zdalnie. Będąc w zupełnie innym miejscu, można sprawdzić aktualny utarg, wygenerować historyczne raporty, czy nawet dodać lub usunąć jaką pozycję z menu. Wszystko zaktualizuje się online. Co więcej, takie systemy można zazwyczaj samemu konfigurować i przy współpracy z producentem modyfikować ich wygląd, oraz możliwości zgodnie z własnym upodobaniem. Minusem tego rozwiązania jest jego cena a raczej system płatności. Nie są to rozwiązania, które raz opłacone przechodzą na własność kupującego. Zazwyczaj oferowane są one w formie licencji, a więc wiążą się z cykliczną, często miesięczną płatnością. Pomimo tego jednak, są zdecydowanie opcją, którą należy uwzględnić i mocno rozważyć w trakcie kupna systemu POS.
Jak zatem widać, możliwości jest wiele. Duża konkurencja na rynku, również w tym przypadku, jest korzyścią dla kupujących. Każdy lokal gastronomiczny jest inny, każdy ma inne wymagania i potrzeby, dlatego bardzo istotne aby wybrać odpowiednie rozwiązania, które najlepiej sprawdzą się w danym miejscu. Kluczowe są najprostsze i najczęściej wykorzystywane funkcje jak rozliczanie sprzedaży, przesyłanie zamówień, intuicyjność i prostota w obsłudze. Jeżeli u kilku dostawców są one na wysokim poziomie, niech o finalnym wyborze zdecydują interesujące i przydatne dodatki.
