Trudno znaleźć pracownika lokalu gastronomicznego, który w swojej karierze nigdy nie natrafił na problemy podczas składania zamówień oraz w trakcie samych dostaw. Zazwyczaj wskazuje się dostawców jako powód złej sytuacji, nie biorąc pod uwagę roli oraz zachowania samego menagera. Odpowiednie zarządzanie procesem zakupowym, pozwala na dużą oszczędność czasu, pieniędzy oraz poprawia znacząco same funkcjonowanie lokalu.
Analizując relacje z przedstawicielami handlowymi, hurtownikami oraz innym osobami zaangażowanymi w dostawy, właściciele restauracji zazwyczaj są zgodni co do przyczyn częstych nieporozumień. W znaczącym stopniu spowodowane jest to brakiem stałości cen, nieterminowymi dostawami, niską jakością produktów i brakiem świeżości, oraz złym przepływem informacji. Oczekiwania są bardzo wysokie ale i zrozumiałe.
Standardowo pierwszy kontakt inicjuje menadżer, składając zamówienie i określając najlepszy dla niego czas na odebranie dostawy. Niestety, ale bardzo często zatowarowanie następuję na chwilę przed kluczowym okresem dla lokalu (na przykład piątek przed weekendem), co uwzględniając efekt skali, stwarza duże trudności i nie lada wyzwanie dla hurtownika. Kończy się to zazwyczaj brakami w zamówieniu i opóźnieniem w realizacji. Co gorsza, dostawca nie informuje o zaistniałych komplikacjach najbardziej zainteresowanego, czyli menadżera. Ostatecznie towar przyjeżdża w innym niż wskazanym pierwotnie przedziale czasowym, często są to późne godziny wieczorne, gdy lokal wypełniony jest już gośćmi. Pracownicy przyjmują zakupy w dużym pospiechu, przez co zapominają o kontroli faktury i pozycji, które się na niej znajdują. Skutkiem może być opłacenie towaru, który w rzeczywistości do lokalu nie dojechał (zaniżona waga, mniejsza liczba opakowań, pozycje niezamawiane) czy też większy koszt spowodowany zmianą ceny konkretnych produktów. Trudno zatem się dziwić, że relacje z dostawcami nie należą do najlepszych, a w oczach właścicieli to one powodują szereg problemów związanych z działalnością lokalu. Wystarczy jednak poprawić kilka obszarów, żeby tą sytuację zmienić.
W pierwszej kolejności należy zadbać o dobry i stały kontakt z przedstawicielem handlowym, który stanowi dla właścicieli najlepsze źródło informacji w kwestii dostaw, promocji i rabatów. Dobry przedstawiciel powinien bardzo dokładnie poznać lokale swoich Klientów i wiedzieć, jakie produkty są dla nich kluczowe a co za tym idzie, jakie promocje będą dla nich najbardziej atrakcyjne. W dalszym kroku, właściciel może negocjować warunki współpracy z dostawcą. Rozwiązań jest kilka. Najlepszym z nich wydaje się obniżenie i zamrożenie w horyzoncie czasowym ceny na istotne towary. Inną możliwością są tak zwane dostawki, co w praktyce oznacza przekazanie w gratisie części towaru (na przykład przy zakupie dziesięciu opakowań, jedenaste jest za darmo). Czasami kontrahenci proponują również dopłatę, czyli zwrot ustalonego wcześniej procentu od kwoty zamówień w danym okresie. Jak zatem widać możliwości jest dużo i zazwyczaj, któraś z nich jest oferowana przez drugą stronę. Wdrażając taki system, właściciel eliminuje problem związany z brakiem stałości cen.
Większym wyzwaniem jest zadbanie o terminowość i kompletność dostaw. Wymaga ono od menadżera wprowadzenia zmiany i dodatkowej pracy, na przykład poprzez wybór innego terminu składania zamówień. Jeżeli dla lokalu kluczowym okresem jest weekend, to zamiast planować zakupy na piątek, warto zrobić to dzień lub dwa wcześniej, pod warunkiem, że nie odbędzie się to kosztem świeżości zamówionych produktów. Środek tygodnia to dla większości hurtowników spokojniejszy okres, ze względu na mniejszą liczbę zamówień. Korzyścią dla właściciela jest zatem większe prawdopodobieństwo dostawy w umówionym terminie. Samo zamówienie na poziomie sklepu, będzie realizowane w mniejszym pośpiechu. Skutkować będzie to brakiem pomyłek na fakturze oraz lepszym kontaktem z zamawiającym, w przypadku ewentualnych braków i zamienników. Jeżeli właściciel dodatkowo zadba o dobre relacje z kierowcą dostarczającym zakupy, to na bieżąco będzie informowany o ewentualnych opóźnieniach.
Przyjmowanie dostaw w zaplanowanym przez menadżera okresie, daje dodatkowo możliwość kontroli, czy wszystko co znajduje się na fakturze było przez niego zamawiane i w rzeczywistości jest zrealizowane. Ilość opakowań oraz masa produktów musi się zgadzać, dlatego też, osoba przyjmująca dostawę powinna zająć się tylko tym zadaniem. Dalszym działaniem jest kontrola stałości cen i wprowadzenie danych do odpowiednich raportów. Jeżeli na fakturze pojawia się nieścisłość, czy to w ilości opakowań, czy też w cenie, należy reagować i informować o tym przedstawiciela handlowego. Przy dobrych relacjach i odpowiedniej komunikacji, po dłuższym czasie kontrola będzie sporadyczna ze względu na wzrost zaufania obu stron względem siebie.
Odpowiednie zarządzanie procesem dostaw prowadzi do dużych oszczędności. Najdroższe zakupy to te, które są nieplanowane. Dotyczy to zarówno budżetu domowego jak i wydatków właściciela lokalu gastronomicznego. Gdy zabraknie nagle danego produktu, trzeba działać szybko i spontanicznie. Małe zakupy, realizowane w pośpiechu, w pobliskim sklepie, prowadzą zazwyczaj do kupna droższych produktów i podniesienia kosztu produkcji. Menadżer nie jest w stanie wyeliminować takich sytuacji całkowicie, ale może je ograniczyć. Planowanie wielkości zamówień, zestawianie ich ze sprzedażą z minionych, podobnych okresów oraz uwzględnianie nowych okoliczności (duża rezerwacja, promocja na określoną pozycję z menu) poprawi precyzję w określaniu wielkości zakupów. Stałe produkty oraz stali dostawcy oznaczają dla przedsiębiorcy oszczędności w dłuższym okresie.
Kontakt oraz współpraca z dostawcami to trudny ale bardzo ważny temat. Menadżerowie zazwyczaj w nich widzę największy problem, często zapominając, ze sami nie są bez winy. Tymczasem dobre relacje i stały kontakt są gwarancją korzyści dla obu stron, Wystarczy zadbać o odpowiedni przepływ informacji i poprawną komunikację, aby cały proces składania i odbierania zamówień znacząco uprościć. Skuteczne zarządzanie w omawianym obszarze wpływa na całą działalność lokalu i jest jego podstawową częścią. Ważne zatem, aby na tym poziomie niwelować problemy i utrudnienia. W dalszej perspektywie doprowadzi to większego zysku i szybszego rozwoju.